Hướng dẫn phân hệ Hợp đồng lao động điện tử

PreviousHướng dẫn thiết lập sinh mã nhân viên tự động trên EasyHRM.NextHướng dẫn thiết lập người đại diện ký trong HĐLĐ điện tử.

Last updated 1 year ago

Hướng dẫn phân hệ Hợp đồng lao động điện tử

Các bước thực hiện:

Cụ thể như sau:

Bước 1: Thiết lập người đại diện ký.

Tại màn Trang chủ của EasyHRM => Chọn phân hệ “Hợp đồng điện tử”

Chọn “Thiết lập” => Thiết lập người đại diện ký.

Tại màn thiết lập người đại diện ký => tích chọn thêm mới để thêm những người đại diện sẽ ký trong HĐLĐ của NLĐ trong doanh nghiệp.

Sau khi tích chọn những người đại diện ký thì nhấn “Lưu” để lưu lại danh sách.

Bước 2: Tạo Loại hợp đồng

Tại màn chính của HĐLĐ => Chọn “Loại hợp đồng” => tích chọn “Tạo mẫu hợp đồng mới”

Lập mẫu hợp đồng

Điền những thông tin cụ để để lập mẫu hợp đồng.

Chọn tải tập tin hợp đồng mẫu đã được gán biến lên hệ thống. Sau khi tải lên thì sẽ thấy được các tham số trong hợp đồng. Ứng với các tham số thì là trường lấy giá trị và định dạng của tham số đó là gì.

Thiết lập người ký.

Sau khi lập xong mẫu hợp đồng thì nhấn “Tiếp theo” để thiết lập người ký trên HĐLĐ.

Điền các trường thông tin khai báo người ký HĐLĐ.

Trường hợp đơn vị có từ 2 người đại diện ký trở lên thì có thể lựa chọn “Thêm người ký”

Thiết lập vị trí ký.

Sau khi thiết lập xong người ký thì nhấn “Tiếp theo” để chuyển sang thiết lập vị trí ký.

Tại màn thiết lập vị trí ký, kéo người ký vào vị trí muốn đặt chữ ký trên HĐLĐ.

Sau khi thiết lập xong vị trí ký thì nhấn “Lưu” để hoàn tất quá trình tạo mới hợp đồng.

Bước 3: Tạo hợp đồng

Tại màn chính của module HĐLĐ, chọn “Hợp đồng” => chọn “Thêm mới đợt”

Sau khi thêm mới đợt thì thực hiện lựa chọn danh sách NLĐ trong đơn vị để tạo hợp đồng.

Lưu ý: Chỉ lựa chọn những NLĐ đã lưu trong hệ thống (Lưu trong module Hồ sơ nhân sự) để tạo hợp đồng lao động.

Sau khi chọn NLĐ để tạo hợp đồng thì kê khai thông tin cụ thể trong HĐLĐ của từng người.

Sau khi hoàn tất thông tin hợp đồng thì nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin hợp đồng của từng NLĐ và chuyển sang bước ký hợp đồng.

Trường hợp đơn vị tạo nhiều hợp đồng lao động cho nhiều người trong cùng 1 đợt thì có thể lựa chọn hình thức kê khai trên file mẫu excel rồi nạp lại phần mềm.

Tại màn hợp đồng => chọn Nạp excel => chọn file mẫu (Th chưa có file mẫu thì tải file mẫu rồi điền thông tin theo file mẫu) => Nạp dữ liệu.

Bước 4: Ký hợp đồng lao động điện tử.

Sau khi tạo hợp đồng xong thì thực hiện gửi ký hợp đồng điện tử tới nhân viên.

Tại màn hợp đồng => tích chọn những NLĐ cần gửi ký HĐLĐ điện tử => chọn Ký điện tử.

Tại màn gửi ký HĐLĐ thì có thể thêm thông tin tiêu đề + nội dung thông báo gửi về email của NLĐ. => tích chọn "Gửi ký" để gửi HĐLĐ về mail cho NLĐ ký.

NLĐ ký.

Hệ thống sẽ gửi link ký HĐLĐ về địa chỉ email cá nhân của NLĐ. NLĐ check mail và thực hiện ký HĐLĐ điện tử.

NLĐ nhấn "Bấm vào đây" để chuyển sang link đăng nhập vào trang EasyHRM. Tại màn đăng nhập, NLĐ đăng nhập bằng tài khoản đã được công ty cung cấp trước đó.

Sau khi đăng nhập thì chọn "Hợp đồng"

Sau khi nhấn ký, hệ thống sẽ hiển thị ra HĐLĐ đã tạo để NLĐ xem lại hợp đồng.

Nếu thông tin đã đúng thì tích chọn "ký hợp đồng".

Nhập mã OTP được gửi về địa chỉ email cá nhân của NLĐ => Nhấn "Xác thực" để hoàn tất ký HĐLĐ.

Sau khi ký thành công thì sẽ thông báo ký thành công.