Hướng dẫn sử dụng phân hệ chấm công trên EasyHRM

Quy trình chấm công như sau:

Hướng dẫn cụ thể.

Bước 1: Thiết lập các danh mục.

Thiết lập kiểu công, ký hiệu công.

Tại màn Trang chủ của EasyHRM => Lựa chọn module "Chấm công" => Chọn "Thiết lập" => Chọn "Quy định chấm công" => Chọn "Kiểu công".

Đối với Kiểu công thì hệ thống đã thiết lập sẵn danh mục kiểu công. Trường hợp đơn vị muốn thêm mới kiểu công thì chọn "Thêm mới " và điền những thông tin cần thiết để tạo kiểu công gồm:

- Mã kiểu công

- Tên kiểu công

- Kiểu công thứ nhất

- Kiểu công thứ hai

- Mô tả kiểu công.

Trường hợp muốn "Sửa/Xóa" kiểu công thì tích chọn vào Kiểu công cần Sửa hoặc Xóa và chọn thao tác mong muốn.

Khởi tạo ca làm việc.

Khai báo ca làm việc giúp HR khai báo danh mục ca làm việc của đơn vị để làm căn cứ thực hiện các nghiệp vụ phân ca, chấm công cho nhân viên.

Tại bước khởi tạo hệ thống đã khởi tạo ca làm việc rồi. Ở bước này có thể thay đổi/chỉnh sửa lại ca làm việc.

Thiết lập ngày nghỉ lễ

Giúp HR thiết lập các ngày nghỉ lễ trong năm tại đơn vị để tính công nghỉ lễ, công làm việc ngày lễ cho nhân viên.

(Tại mỗi năm, chương trình đã mặc định tạo sẵn một danh mục các ngày nghỉ lễ theo quy định của nhà nước. HR có thể tự thêm các ngày nghỉ khác theo quy định của đơn vị hoặc quy định riêng tại từng năm.)

Thêm ngày nghỉ lễ: Nhấn “Thêm mới ” => Nhập các thông tin theo form:

- Tên ngày nghỉ lễ,

- Thời gian áp dụng: Từ ngày – đến ngày,

- Số ngày nghỉ

- Trạng thái

- Mô tả: thêm ghi chú.

Thiết lập thông số phép.

- Thâm niên tăng phép: Thiết lập quy tắc tăng phép theo thâm niên: 5 năm tăng 1 ngày phép theo Luật lao động hoặc tự thiết lập theo quy định riêng của doanh nghiệp. Làm căn cứ tính số ngày phép trong năm của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép.

- Cho phép ứng phép: thiết lập có cho nhân viên được nghỉ phép quá số ngày phép được sử dụng đến tháng hiện tại hay không, nếu được thì ứng tối đa bao nhiêu ngày. Làm căn cứ khi nhân viên lập đơn xin nghỉ phép: sẽ đối chiếu số ngày nhân viên xin nghỉ và số ngày được nghỉ phép còn lại.

- Thêm mới, sửa, xóa thông số phép.

Thiết lập hệ số làm thêm giờ

Giúp HR thiết lập các quy định về làm thêm giờ trong đơn vị để làm căn cứ tính toán thời gian làm thêm cho nhân viên.

Thiết lập đối tượng chấm công đặc biệt.

Thiết lập đối tượng chấm công đặc biệt. Những đối tượng thuộc đối tượng chấm công đặc biệt thì vẫn sẽ được tính đủ công mà không phụ thuộc vào dữ liệu chấm công.

Thiết lập công thức chấm công.

Thiết lập vị trí và địa điểm chấm công. ( Áp dụng trong trường hợp đơn vị sử dụng app chấm công của EasyHRM)

Bước 2: Thiết lập kỳ công lương.

Tạo kỳ công lương chuẩn trong tháng của đơn vị.

(Nếu đã được thiết lập từ bước khởi tạo hệ thống thì bỏ qua bước này. Còn nếu chưa thiết lập thì sẽ thực hiện thiết lập ở đây.)

Tại màn trang chủ HRM => Chọn “Chấm công” => Chọn “Thiết lập” và chọn thiết lập kỳ công lương.

Thêm mới kỳ công lương.

Những thông tin cần thiết để thêm mới kỳ công lương gồm:

- Tháng/năm,

- Tên kỳ công lương

- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ công lương,

- Lựa chọn ngày nghỉ hàng tuần. Trường hợp đơn vị nghỉ cách tuần thì lựa chọn thông số tuần đầu làm việc hoặc nghỉ tuần đầu.

- Mã công xếp ca mặc định.

Sau khi điền thông tin xong thì chọn “Lưu” để lưu lại kỳ công lương vừa tạo.

Sửa/xóa kỳ công lương: Áp dụng trong trường hợp kê khai kỳ công lương bị sai cần phải sửa hoặc thừa kỳ công lương.

Bước 3: Xếp ca làm việc.

Giúp HR khai báo danh mục ca làm việc của đơn vị để làm căn cứ các nghiệp vụ phân ca, chấm công cho nhân viên.

Hướng dẫn chi tiết.

Tại module Chấm công => Chọn “Dữ liệu chấm công” => chọn “Bảng ca làm việc”

Bước 4: Import dữ liệu vân tay.

Giúp HR theo dõi được dữ liệu chấm công (Giờ vào – ra) của nhân viên được đồng bộ từ máy chấm công.

Hướng dẫn chi tiết.

Tại module chấm công => Chọn dữ liệu chấm công => Chọn dữ liệu vào ra => Chọn import excel. (Trường hợp chưa có file mẫu excel thì chọn “Tải tệp mẫu” và điền thông tin theo file mẫu)

Bước 5: Tổng hợp xử lý dữ liệu làm thêm.

Hướng dẫn chi tiết:

Tại module "Chấm công" => Chọn Tổng hợp công => Chọn Xử lý dữ liệu làm thêm.

Bước 6: Tổng hợp công máy.

Giúp HR lập bảng công chi tiết hàng tháng để theo dõi thời gian làm việc, nghỉ, đi muộn – về sớm của từng nghân viên.

Hướng dẫn chi tiết.

Tại module chấm công => Chọn Tổng hợp công => Tổng hợp công máy: Hiển thị danh sách nhân viên, các bảng công đã tạo.

Trong từng bảng công của từng nhân viên, cho phép HR theo dõi ca làm việc, giờ chấm công vào ra, mã công, số phút đi muộn – về sớm của nhân viên đó.

Bước 7: Đóng bảng công, gửi cho nhân viên và tiếp nhận giải trình.

Giúp HR tổng hợp công trong tháng của nhân viên để làm căn cứ tính các khoản lương.

Hướng dẫn chi tiết.

Tại module chấm công => Chọn Tổng hợp công => Bảng công tổng hợp => Đóng bảng công.